Nos services d’inventaire

Vous avez des documents précieux qui racontent votre histoire, celle de votre famille, de votre entreprise de votre institution ou de votre association ? Il s’agit de documents anciens comportant des informations essentielles à votre recherche ? Mais réaliser un inventaire d’archives est un travail fastidieux, souvent difficile à entreprendre seul. Historien-Conseil peut assurer le tri, la numérisation et l’inventaire de votre fonds, et vous transmettre le résultat de ce travail dans une base de données.

L’inventaire d’archives, étape par étape

À la réception de vos archives, nous commençons par attribuer un numéro à chaque carton.

Le classement et le tri

Nous allons ensuite effectuer un classement, étape essentielle lors de la réalisation d’un inventaire d’archives. En effet, le classement est l’une des activités principales de la pratique archivistique. Il s’agit à la fois de restructurer l’organisation d’un fonds, de le décrire et de produire les instruments qui permettront d’y mener des recherches. Le but du classement est de donner au fonds une architecture aussi proche que possible de son organisation originelle. Si le fonds n’est pas déjà organisé avec un plan de classement, on mettra en place un classement logique.

Ainsi, carton après carton, nous consultons chacun de vos documents. Nous leur attribuons une cote d’article. S’il s’agit d’une feuille isolée, nous la glisserons dans une chemise sur laquelle nous inscrirons sa cote. S’il s’agit d’un ensemble de documents déjà liés, nous vérifierons les attaches et les changerons éventuellement. En effet, si elles sont en fer elles risquent, avec le temps, d’endommager vos documents. Nous rassemblerons cet ensemble de documents dans une chemise adéquate sur laquelle sera notée sa cote. Enfin, si nous identifions des doublons ou des documents qui ne nous semblent pas intéressants, nous les mettrons de côté pour vous les soumettre et vous en proposer la destruction. Car le classement d’archives implique bien souvent des éliminations !

La description ISAD(G) et la numérisation

Avant de passer à l’étape de numérisation, nous attacherons également à tous les articles une description suivant la norme ISAD(G). Il s’agit de la norme internationale en archivistique.

Une fois tous les documents de votre fonds consultés et rattachés à des articles, nous essaierons de rassembler ceux-ci en séries organiques et éventuellement en sous-séries organiques, en respectant autant que possible votre classement initial. Grâce à notre inventaire numérique détaillé, vous aurez une vision thématique de votre fonds d’archives; et vous pourrez naviguer de document en document plus aisément grâce à la numérisation.

Petit lexique de l’inventaire d’archives

Le fonds : correspond aux documents produits par une entité donnée (le producteur) : administration, entreprise, personne privée, etc. On peut y ajouter l’échelon du sous-fonds, qui permet de suivre la production documentaire d’une division subordonnée au producteur (par exemple le sous-fonds du service informatique au sein du fonds d’une mairie).
La série organique : correspond aux documents produits par une activité du producteur.
La sous-série organique : ensemble de dossiers de documents présentant des caractères communs en raison de leur type, leur forme ou leur contenu.
Le dossier : ensemble de documents qui ont été regroupés soit par le producteur, soit dans un but logique au cours du classement.
La pièce : plus petite unité de description archivistique, se caractérise par le fait qu’elle est indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (compte rendu, note, photographies, registre…).
Fonds clos : fonds qui n’est plus alimenté par de nouveaux documents.
Plan de classement : outil d’organisation de documents qui facilite leur classement et leur repérage.
Norme ISAD(G) : ensemble de règles publiées par le Conseil international des archives pour décrire des archives sur plusieurs niveaux afin de rédiger des instruments de recherche. Cette norme a pour principes de base la non-répétitivité d’informations et le respect du fonds. Cela signifie qu’il faut indiquer les informations communes à plusieurs documents au niveau hiérarchique de description supérieur.

Combien ça coûte ?

Comment évaluer le temps de travail nécessaire pour un tel classement ? Nous avons conçu pour vous une tarification simple, avec un prix pour chaque boîte d’archive. (il s’agit des boîtes munies d’un dos de 8 cm de large, que l’on trouve dans le commerce)
Quel que soit le nombre de documents qu’elle contient, qu’ils soient anciens ou récents… Nous proposons un seul tarif : 270 € la boîte !

Nous vous remettrons ensuite vos documents classés, soigneusement rangés dans des chemises.
Toutes nos fournitures répondent à la norme ISO 16245, garantissant les meilleures conditions matérielles de conservation de vos documents.
Nous vous livrerons les fichiers numériques de vos documents sous le format de votre choix (Wetransfer, DVD, clé…)
Vous disposerez également d’un répertoire méthodique détaillé. S’il fait plus de 150 pages, nous serons heureux de vous en offrir un exemplaire imprimé sous forme de livre. Vous pourrez en acheter d’autres au prix de 35 € pièce. Bien entendu, vous disposerez également d’une version numérique de ce répertoire.